Aki ismer tudja hogy 2003-ban alapítottam meg az AKMT motoros bandát. Ennek már 14 éve és a csapat NÉLKÜLEM (HRM - Hogy Rohagyjanak MEG :-)) épp Bulgáriában csapatnak. Szóval 14 év tapasztalat van a hátam mögött ez ügyben.
Sok-sok csoportban benne vagyok a Facen és hála a jó égnek nem mindenki - de elég sokan full sztárnak gondolják magukat meg megszerveznek egy találkozót akárhol (ebből nekem a legviccesebb mikor az egy áruház parkolójában van)
Más meg persze serényen veregeti a vállát - hogy HŰŰ ez ilyen-meg olyan jó szervezés volt.
Persze itt meg kell nézni az ember igényét is.
Én voltam jó pár találkozón és azt szűrtem le hogy rohadtul nem az Én világom. Legalábbis brutál unalmas ácsorogni a kocsik-motorok mellett és állandóan szinte ugyan arról beszélni. Hűűű neked ilyen kipufogód van, hűűű neked ilyen a kárpitod.... 1-2x elmegy, de 3-4-5-6-7. alkalommal már unalmas. Talán ezért is túrákat szervezek és nem motoros találkozókat. És az autós témában is azt szeretem mikor közben megyünk erre-arra.
Lássuk mi is kell egy "szervezéshez":
Elsőre is egy hirdetés hogy lesz egy ilyen....... Ez ugye 2 részből áll.
A: kell a gondolat hogy "Én ugyan szervezek valamit"
B: ezt meg kell osztani. Ami ugye 1-2 perc írás pl. a facebookon és már terjed is a híre.
Ez eddig kőkemény munka ugye? Szerintem nehezebb egy szülinapi party összehozása.
Másodjára ki kell írni a jelentkezési határidőd, vagy valami módon jegyezni az érdeklődőket, és a "ÉN TUTI MEGYEK" embereket, hiszen így van rá mód és lehetőség akár kicsit arrébb tolni a helyszínt (ez a lehetőség ugye a faceboon már eleve adott), mert ugyebár Én is kiírhatok egy óriási motoros találkozót a helyi SPAR parkolóba ahol talán elfér egymás mellett 20 motor, mert minden tele van kocsikkal.... de ha látom hogy 300an lesznek (no nem a Spártaiak:-) akkor már megjelölök egy új helyszínt pl. a tescó parkolónál.
Az első szervezési hiba általában itt történik - hiszen a legtöbb esetben FIX a helyszín, az az első eldöntött dolog.
Harmadik szervezési tevékenység - amennyiben "magánterület" (és ugye pl. egy áruház parkoló az), hogy engedélyt kell kérni a cégtől. Itt egy normális levélben leírjuk mit szeretnénk, miért vállalunk felelősséget, időpontokat. Én eddig 2%-ban halottam olyat, hogy ezt megtagadták volna.
A levél megírása szintén egy 10-20 perc maximum. OK ismerek pár embert akinek valóban gond egy levelet megfogalmazni:-)
Amennyiben viszont 1-2 napos a találkozó akkor ugye a helyzetet kicsit bonyolítja, hogy kell szálláshely is. Panzió, motel, hotel, szálló esetében ez utánajárkálás (online) jelent, hogy egyáltalán találunk e olyan helyet ahol elfér ennyi ember. De ebben már nagy segítség a jelentkezők 100%-a hiszen valaki csak ismer egy jó helyet.
Kempingezés esetében is hasonló. Ezért is célszerű egy igényfelmérést végezni, határidővel és utána keresgélni, mert ugye egy kempingbe se fér be végtelen számú ember.
Ez általában a második szervezési hiba. Mert ki van írva a program, a találkozó csak épp vagy tudják hogy úgy se lesznek annyian, vagy pedig kockáztatnak hogy vagy beférünk vagy nem.
Tehát megvannak:
- ötlet
- kiírás, terjesztés
- helyszín, területfoglalási engedély vagy épp szállás
Amennyiben ez nagyobb rendezvény ott bizony - bár nem szokás, de hivatalosan kellene biztosítani orvosi ellátást is.
Amennyiben ez a nagyobb rendezvény csoportos közlekedéssel jár - bár nem szokás (én se szoktam), be kellene jelenteni a rendőrségen, útvonaltervvel együtt. Ennek háton ütője, hogy szépen kirendelnek 1-2-3 motoros/autós hatósági járművet az útvonal biztosítása kapcsán, aminek nem 5000ft a díja.
Itt egy cikk... 2007-ben Rogán 320.000ret fizetett egy biztosításért....és ugye neki még kapcsolatai is voltak.: http://hvg.hu/itthon/20140917_bereljen_rendort_nem_is_sejti_mi_mindenre
Szóval alapban ennyi egy szervezés. Pár telefon, email, esetleg helyszín megtekintése.
Aki úgy gondolja hogy beáll szervezőnek, annak ennyi a feladata első körben.
Ezt persze megdobhatja:
- ha pl. főzőcskézés is van. Itt már megbeszélhető ugyan hogy ki mit hoz, de ha a szervező intézi ezt is, akkor már célszerű (és ugye nem nagy nehézség) a teljes létszám tudatában intézni ezt.
PL. 9-kor van találkozó, 12 kor már 99%-os hogy mennyi az annyi.... így el kell ugrani egy boltba és ott bevásárolni. Így elkerülhető hogy míg 200-an jelentkeznek, de csak 100-an jönnek el, akkor ott rohadjon meg (20dkg hús/fő-vel számolva) 20kg comb, ami általában is legalább 20-25.000ft fölösleges kiadás.
Azzal ismét számolni kell, hogy MINDIG, de MINDIG vannak olyan emberek akik már "kivettem a szabadságot", ÉN ne mennék?, Hát persze hogy ott a helyem..... és minden nap posztolnak, jeleznek, hogy Ők már mennyire várják az eseményt.
Majd az esemény hetében (általában ugye sz-v vannak ezek) szép lassan jönnek a különféle kifogások.....amikből Dunát lehet rekeszteni. Csak pár, ami annyira megmaradt bennem hogy még most is vigyorgok.
- a gyereknek edzése lesz..... (miért? nem kihagyható 1 edzés? és eleve ezt nem tudtad 2-3-4-5-6 hete? hiszen egy edzés nem csak úgy terem)
- Rokonokhoz kell mennem..... (pont ma? És ez nem volt tudható 7 nappal ezelőtt?)
De volt olyan is..... A gyereknek kiesett a foga, el kell vinnem orvoshoz. Ez volt számomra a csúcs:-)) Miért? Mert ugye oda írja hogy gyerek.... ergo tejfog, aminek természetes módja, hogy kiesik:-) Ilyenkor érzem úgy hogy páran annyira debilek, hogy mindenkit annak gondolnak.
Szóval velem is rendszeresen megtörténik, hogy míg 50-60 jelentkező van egy évadnyitóra, záróra.... addig csak 30-40 motor jelenik meg. Egy guruláskor nincs is ebből gond, de futottam bele már olyanba hogy a szállással egy FIX árban állapodtunk meg. Neki is jó volt, nekünk is baráti volt az ár. HA eljött volna mindenki. De mivel 20 emberből 6 úgy gondolta hogy az tök természetes ha csak úgy simán nem jönnek, így az Ő részük a mi büdzsénket emelte tovább.
Ebben az esetben célszerű előleget beszedni. Valamennyit így is lehet bukni, de legalább nem az egészet. PL. szállást már épp ezért ha ilyen van, csak a teljes összeg befizetésével foglalok. Ha nem jön el az illető? Semmi baj, de más ne fizessen az Ő hanyagsága miatt.
Ugyan ilyen dolog a különféle ajándékok beszerzése.....
Kell egy előzetes létszám.
Ha pl. versenyek vannak, arra jelentkező úgy is lesz. Tehát ebben az esetben nem kell létszám se.
De ha valaki úgy gondolja, hogy repi anyagot csináltat akkor azért célszerű szintén felmérni az igényt. Semmi értelme annak, hogy berendelek X mennyiségű matricát, pólót, sapkát, matricát és ott áll benne a pénzem. Ebbe már sok ismerős fürdött bele.
Én is csináltattam már sok mindent. DE előzetes felmérés , tárgyalás, lebeszélés és fizetés után.
Erre a legjobb példa az AKMTs pólók rendelés, vagy épp a nyakpánt készítése.
No most a legtöbb helyen, sima minta nélküli nyakpánt már 80ft-tól beszerezhető.....ha pedig egyedi mintás kell az is ~460ft-ért megoldható és az már minőségi 2 rétegű http://www.karszalagcentrum.hu/egyedi-ketretegu-nyakpant-nyakbaakaszto-2015-p-92.html
Szóval mindenki döntse el magában, hogy barát e az a barát aki még a barátján is keresni akar ilyenkor? Főleg olyan esetben ha pl. eljön a túrámra és vásárol egy AKMT-s nyakpántot amivel "engem" reklámoz. Relatíve ingyen kellene adnom - hiszen reklámanyag. De nem.... sokszor sokan még ebből is hasznot akarnak húzni. Abba meg bele se gondolnak, hogy a repianyag se végtelen, ha még fizetni is kell érte. Miért vegyek minden találkozón egy nyakpántot? egy matrica még ok, amit fel tudok dobni a motor plexire, vagy kocsira....de nyakpánt, sapka nem fogyó eszköz legalábbis nem 2 havonta kopik el.
Szóval kb, ennyi egy szervezés......
És hogy milyen a vég eredmény?
1., olyan sose lesz, hogy 100%-os. Mindig lesz olyan kinek volt valami hiányosság. Ezzel semmi gond nincs, hiszen mindenkinek nem lehet maximálisan megfelelni.
2., Ha bele viszünk pénzügyeket akkor lehet egy nagy befürdés is, ezért is a pénzt ki kell hagyni ebből a témából. Mindenki fizesse az alapokat (szállás, belépők) és ennyi
Nyár van..... tessék egy kőkemény szervezés.....kb ennyi ideig tart.
"sziasztok fiúk-lányok, urak, hölgyek!
Gondoltam meginvitállak titeket egy szép nyári hétvégére......
Dátum: 2017. XX.XX.
Találkozóhely: (itt már figyelni kell a hely nagyságára)
Érd, Tescó parkoló
Gyülekezés: 8 órától
Indulás 9 órakor
Szépen lecsurgunk a 6-os számú főúton majd az 56-oson Bajára.
Ott a cél (aki nem akar velünk tartani, vagy nem tud, és utánunk jön) a Futrinka utca - ahogy mesében is.
A kocsikat, motorokat elhelyezzük, és szabad a program.
Fürdés a Sugociczában.....bográcsozás (batyus módszerrel)..... és különféle lehetőségek (ekkor úgy is jönnek a tippek, ajánlatok hogy nekem épp van tollasom, a másiknak frizbije, a harmadik pecázna...stb.)
Versenyek kiírása:..... főzőverseny, felnikitartó verseny, szépségverseny....akármi.
(itt már lehet előzetes nevezést kiírni, nevezési díjat beszedni, amiből lehet ajándékot venni - szintén nem áll benne a pénzed, és nem fürdesz be)
Akinek bármire szüksége lenne napközben itt-és itt és itt van áruház, bármi beszerezhető
UFF
"
Ennyi.... ezt most 3 perc alatt írtam le, találtam ki.
Szóval ilyen rohadt nehéz egy szervezés.....
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése